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事前に入手したマニュアルや調査票を元に、ヒアリングの際に「たたき台」となる業務フローチャートを作成します。
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◆ ツールの準備
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専用ツール、もしくは、Microsoft Visio または Microsoft Excel を用意します。
以下では、Visioでの作成方法をご紹介します。
Microsoft Visioを業務フローチャート作成用に設定する
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◆ 大まかな手順
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大まかな手順は以下の通りです。
- 業務を抽出する
- 業務に伴って発生する書類を追記する
- 業務および書類の前後のつながりをヒントにして、不足している内容を追記する
- ヒアリング等を行い、確度を高めていく
- 目的に沿ったルールにしたがって清書を行う
では、以下に詳しく説明していきます。
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◆ 実践編 〜実際に作成してみましょう
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実際に作成してみるにあたり、前提を置きます。
- あなたは、社内で経理の事務マニュアルを整備することになりました。
- 参考になりそうなのは、以下の「経理の引き継ぎメモ」のみです。
- まずは、このメモの「請求、売上について」の項を参考にして、たたき台となる業務フローチャートを作成することにしました。
あっさりとしか書いてありませんが、実際の引き継ぎの場面では、口頭でいろいろ説明が加わるのでしょう。
詳細は、担当者にヒアリングの時に確認するしかありません。
プロセス名を「売上・請求」として、部門名はとりあえず「顧客担当」と「経理部」にします。
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１．業務を抽出する
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経理の仕事として読み取れるものは、以下の４つです。
- 請求情報提出依頼のメール送信
- 請求書の作成
- 請求書の送付
- 仕訳の入力
この４つの業務を、それぞれ１つの箱として時系列で並べ、矢印で結びます。
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２．業務に伴って発生する書類を追記する
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書類を追記していきます。
書類が新規に作成される業務の箱に、書類マークを追記します。
ここでは、請求書の作成の箱のところに「請求書」と、想像で「請求書(控)」も追記します。
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３．業務・書類の前後のつながりをヒントに不足している内容を追記
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次に、マニュアルに書いてなかった業務を想像し、追記していきます。
ここでは、請求情報提出依頼メールを受け取った顧客担当は、請求情報を作成して提出するはずなので、それを追記します。
最後に、作成された書類の最後（保管、社外へ渡るetc）を書き込みます。
これでたたき台としての業務フローチャートの完成です。
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４．ヒアリング等を行い、確度を高めていく
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あとは、ヒアリングの際に聞くべきことをリストアップしておきます。
- 請求情報の作成で作られる書類の正式名称
- 請求情報の承認フローはどうなっているのか？
- 請求書の社印押印ルールなどはあるのか？
- 仕訳入力は、本当に請求書(控)をもとにされているのか？
- 他に集めてきている情報や、別途やっていることなどはないか？
これらの準備をしたうえで、ヒアリング→業務フローチャートの修正→ヒアリング・・・と繰り返すことで、確度を高めていきます。
詳細は、業務フローチャートの書き方（４）ヒアリングをご参照ください。
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５．目的に沿ったルールにしたがって清書を行う
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上場審査などに用いられる産能大式で同じ業務フローチャートを書くと以下のようになります。
産能大式で使う記号一覧もどうぞ。
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