改善すべき業務が見つかったら、業務の改善に着手します。
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◆ 比較的小さな業務改善
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重複していた業務を１つにまとめたり、作成後に誰も見ることがなかった資料の作成をやめたりといった業務改善であれば、
すぐに実施できるはずです。
しかし、どこにその影響が出るか分かりませんし、業務の順番や、業務内容のいくつかの改変を伴うことも
ありますので、実行に移す前に改善後の業務フローチャートを書いてみて、確認を行いましょう。
実現不可能なものでは意味がないので、その場には、実際にその業務を実施する担当者にも同席を依頼しましょう。
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◆ プログラムの変更を伴う少し大きな業務改善
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改善案の中には、運用方法を変えるだけでは実現せず、プログラムの変更を伴う少し大きな業務改善案も
浮かび上がってきたのではないでしょうか。
これは、お金もかかることですし、一度変更すると、取り返しがつかなくなることもあるので、
上記のような運用ルールの変更のみで済むような業務改善よりも、慎重に進めなければなりません。
そのためには、まず”費用対効果”をしっかりと検証しましょう。
予算を通すための説明資料という意味だけでなく、費用対効果があまり高くない場合には、
実施をあきらめ、運用の工夫でやり過ごす、という選択肢を取ることも重要です。
その検討の結果、着手することが決まったら、やはり改善後の業務フローを書いて、
別の業務に影響が出たりしないかの確認を行いましょう。
そして、開発業者と協力して、よりよいシステムを作り上げていってください。
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◆ ＢＰＲ
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いくつもの会社を吸収して急激に大きくなってきた会社や、営業が強い会社でどんどん支店などを出して、
管理業務の強化が成長に追い付いていない会社などでたまにあることですが、
・重複している業務が非常に多い
・そもそも重複している業務を探し出すことが難しそうだ
・データベースの統合も中途半端になっている
といったような場合には、ＢＰＲに着手した方が長期的に見て有効
である場合もあります。
この場合には、ともに大プロジェクトに挑んでくれるシステム開発業者を探し出し、ＢＰＲに乗り出すことをお勧めします。
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